一年一度的“315”即將來臨
對(duì)于許多企業(yè)的客服部來說
這一天乃至這一段時(shí)間都如臨大敵
畢竟一不小心就會(huì)被消費(fèi)者投訴
那么作為服務(wù)在一線的客服
在315期間,怎么做才能
輕松應(yīng)對(duì)消費(fèi)者的客訴問題
避免矛盾升級(jí)呢
一、了解最新政策,做好“仗前準(zhǔn)備”
客服要全面了解企業(yè)形勢(shì)和公司最新處理政策,關(guān)注熱點(diǎn)信息,加強(qiáng)學(xué)習(xí),最好在自己腦海中形成知識(shí)圖譜,做到有問必答,有疑必解。
二、接受客戶情緒,做客戶的“出氣筒”
3.15期間央視會(huì)不斷曝光很多企業(yè)的問題,往往客戶看到后產(chǎn)生憤怒的情緒,撥打電話尋求發(fā)泄。在這種情況下,客服要接納客戶情緒,并保持冷靜,不管客戶如何發(fā)泄,永遠(yuǎn)不爭(zhēng)辯。并對(duì)客戶所有的異議,表示接納和道歉,讓客戶感受到我們想處理問題的誠(chéng)意。
非常不好意思,剛剛聽您的描述,我也倍感難過
這件事確實(shí)給您帶來不便,我們真心抱歉
給您帶來的不便我深感抱歉,我將立即核查此事并將在……時(shí)間回復(fù)您。
三、以柔克剛,減少矛盾的產(chǎn)生
無論客戶提出多么尖銳的問題與責(zé)難,客服應(yīng)該先采用接受、認(rèn)同甚至贊美的話來回答。這會(huì)讓客戶降低抗拒的心理,從而起到意想不到的效果。
您說得很有道理……
這個(gè)問題問得好……
我知道您這樣做是對(duì)我們好……
四、學(xué)會(huì)聆聽,構(gòu)建良好溝通環(huán)境
在接受客戶發(fā)泄的過程中,客服還需要做一個(gè)“傾聽者”。
冷靜聽取客戶抱怨和異議,不爭(zhēng)辯,不打斷。用“嗯”“是的”“當(dāng)然”等諸如此類的話語(yǔ)表示表示你一直在傾聽。
思考解決方法??蛻籼岢龅漠愖h我是否能處理,如果我能處理需要對(duì)客戶說些什么?有沒有什么方式化解客戶怒氣?如果我不能處理,是否把客戶情緒安撫后,將問題升級(jí)給專員,讓問題得到有效解決。
五、挖掘事情的本質(zhì),確認(rèn)客戶需求
與客戶溝通時(shí),除了傾聽,還需要從客戶的談話內(nèi)容中,挖掘出客戶的真實(shí)想法及需求,并對(duì)客戶的問題進(jìn)行確認(rèn)。
您的意思是...我這樣理解對(duì)嗎?
我重復(fù)一下,您的意思是...
按我的理解,您是說...
六、表明問題產(chǎn)生原因,與客戶達(dá)成統(tǒng)一戰(zhàn)線
客戶的投訴可能有理,也可能無理,但是均需要向客戶解釋說明,解釋說明時(shí)需要中立客觀,不要指責(zé)任何一方,要盡量讓客戶感覺到是被保護(hù)的,我們是一條戰(zhàn)線的。如:“X先生,我非常理解您的心情,我也很想幫您,我和您的立場(chǎng)是一致的,之所以出現(xiàn)這個(gè)問題,是因?yàn)?.......,我會(huì)盡快幫您解決。”
七、剖析問題,提供專業(yè)的解決方案
不管客戶打電話過來的目的是什么,本質(zhì)上還是解決問題。因此,能立即解決的客服應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、高效的告知客戶怎么樣做。需要延期解決的,客服需要禮貌道歉,并告知客戶延期答復(fù)的時(shí)限。對(duì)于不在職權(quán)范圍內(nèi)處理的問題,客服一定要確保將問題轉(zhuǎn)移給專業(yè)的人員處理,并向他們完整的敘述客戶的有關(guān)情況,并轉(zhuǎn)交相關(guān)材料。
除此之外還需要注意:
盡量提供多個(gè)解決方案。這會(huì)讓客戶感覺到服務(wù)的人性化,并感受到尊重,從而得到客戶更多的認(rèn)可和配合。
合理約定給客戶回復(fù)的時(shí)間。如,半個(gè)小時(shí)后答復(fù),一天之后答復(fù)等等。
在約定時(shí)間內(nèi)一定要回復(fù)客戶。即使你仍不能幫客戶解決問題,也要準(zhǔn)時(shí)打電話向客戶解釋并說明工作的進(jìn)展。
八、自我宣泄,保持平常心工作
3.15期間客服往往面臨著巨大的壓力,因此除客戶問題的處理,客服更要學(xué)會(huì)在日常生活中穩(wěn)定自己的情緒,例如,向朋友親人吐槽、運(yùn)動(dòng)、看娛樂視頻等,健康宣泄自己負(fù)面情感。
九、寫在最后
其實(shí),客服若想平靜度過一年一度的“3.15”,只需要做到將“3.15”常態(tài)化,將每一天都當(dāng)做“3.15”來過,這樣哪怕遇到再難的投訴,你也可以隨時(shí)隨地用實(shí)力、態(tài)度、服務(wù)征服客戶。
-THE END-